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一、公文的印发必须经过审批，各种印发的文件，办公室核稿后，根据文件的级别分别送公司经理或主管领导审批。凡印发的公文都必须进行登记、编号，并留存归档。
二、公司下发的各种文件、文稿，办公室打印后，应交文件起草者校稿，方可正式打印、下发，对文稿中的明显错误应及时纠正。
三、公司行政公章、印鉴由财务室管理，对外的生产经营合同、委托函、授权书及对外出具与生产经营有关的介绍信需使用公章印鉴的，须经经营部长批准；其他情况需使用公章印鉴的须经主管领导批准。
四、项目部各种资料，需使用公司印鉴的，须由工程部负责专人同意，所有需使用印鉴的文件由财务室人员亲自加盖，不得交与他人使用。
五、工作中因特殊情况需要空白介绍信的，须经公司领导或办公室主任批准，加盖印鉴的空白介绍信必须编号登记，未使用完的要及时交回销号。
六、公司所有公章、印鉴包括新天置业、天元建设、潭州物业、新天投资及财务用章均每次使用前须进行登记备案。
七、公司各部门各种办公用具统一登记造册，办公用品统一购进，统一办公室领取。电脑、打印机耗材、维修统一定点维修、维护。
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