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档案管理制度

档案管理制度

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为规范公司档案管理,增强公司档案的实用性和有效性,特制定本制度。

一、归档范围

公司的规划、年度计划、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、协议、合同、项目开、竣工资料、通知、对外申请且有回复的文件、案件资料、证件资料、工商资料等一切具有参考价值的工程资料。


二、档案管理职责

1、档案管理由公司办公室负责,各部门配备兼职档案管理人员,协助公司档案管理人员进行归档资料的收集,以保证档案资料归档的及时性。

2、档案管理员要保证文献资料的真实性、完整性、安全保密性和查找便利性。


三、资料的收集与整理

1、资料归档实行“日常归档”、“年度归档”制度。

(1)“日常归档”资料包括:协议、合同、会议记录、证件(文件)资料、公司收发文、案件资料等。各项目部应将国土证在办理完毕的次日内交至公司办公室档案管理员,其余开发资料(包括挂牌成交确认书、国有土地使用权出让合同、可行性研究报告、发改委关于项目立项审批批复文件、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证、预售许可证、规划总图、红线图等)均应在办理完毕的次日交一份复印件至公司办公室档案管理员;各类工程图纸、竣工验收备案证应在项目工程竣工验收后的1个月内移交至公司。

(2)“年度归档”资料包括:各部门文书档案、会计档案等,归档时间为每年的12月份。

2、在档案资料归档期,由总公司档案管理员分别向各部门收集应该归档的文献资料,各部门负责人及兼职档案管理人员应积极配合。

3、凡应该及时入档的资料,由档案管理员负责及时归档。

4、各部门及单位的收、发文件资料,按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件存入档案室。

5、档案管理员根据相关归档方法实施档案归档整理和分类。


四、档案的借阅

1、对于移交给档案员的资料,移交人必须签字,否则视为未移交,如未签字而档案发生遗失时,追究移交人责任。

2、对于向外借阅的资料,档案员必须要求借阅人签字,如未签字而档案发生遗失时,追究档案员的责任。

3、必须保持在公司内部至少有一套完整的项目工程图纸。

借阅档案资料的个人和单位必须爱护档案,保持整洁,不得拆散、涂改、勾画。注意安全保密。对丢失、损坏档案者追究相关责任。


五、档案的销毁

1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2、对失去保存价值的档案,由档案管理人员提出鉴定销毁申请报告和清单,交部门领导审核并征得公司领导同意后方可销毁。申请报告和清单永久保存。

3、在销毁公司档案资料时,必须由部门领导指定专人监督销毁过程。